Začínáte chystat prezentaci, usedáte k počítači a spouštíte PowerPoint. Ještě jste ani nevytvořili první slide a už jste udělali první chybu. Přeskočili jste tu fázi přípravy prezentace, která se zabývá analýzou publika.
Primárním smyslem analýzy publika je odhalit oblasti zájmu posluchačů a využít je při přípravě prezentace. Lidská pozornost je selektivní – posluchači si z vaší prezentace vybírají pouze to, co se jim hodí a co je zajímá. Předstupujete-li například se svým novým vynálezem před investory, neuspějete s prezentací přeplněnou technickými detaily. Tu si můžete nechat pro patentový úřad. Zatímco investoři věnují zvýšenou pozornost ekonomickým datům, jiné cílové skupiny budou vyžadovat odlišné informace. Zkuste se při přípravě prezentace vžít do kůže posluchačů a uhodnout, jaké informace jsou pro ně nejpodstatnější. Je elementárním úkolem prezentátora přizpůsobit téma prezentace zájmům, potřebám a očekáváním posluchačů. Pokud jste sledovali Den D, pak jste mohli vidět, kolik prezentátorů už v této fázi fatálně selhalo.
„Keep it simple and stupid“ zní obvyklá rada tvůrců reklam. Při vytváření prezentací se jí raději moc neřiďte, pokud zrovna nechcete své publikum unudit. Pozor ale i na druhý extrém! Také si myslíte, že Vaše téma je naprosto úžasné a musí zajímat úplně každého? Pak jste na nejlepší cestě do prezentačního pekla. Vycházejte z toho, že publikum rozhodně nemusí být obeznámeno s veškerými souvislostmi tématu, které jsou vám důvěrně známé. Posluchači neznalí souvislostí se v podrobné prezentaci plné cizích termínů a nesrozumitelných formulací velmi pravděpodobně ztratí. Německý biochemik Frederic Vester tvrdí, že takový postup prezentátora vyvolává v příjemcích blokační mechanismus. Možná ho znáte z přednášek z matematiky: Po třetí sadě definic, které na vás přednášející vychrlil, jste nejen ztratili nit, ale i veškerou motivaci poslouchat dál. Jaké je tedy řešení?
Zjistěte si dopředu, kolik toho posluchači vědí. Jsou to experti, středně pokročilí nebo začátečníci? Měli byste zvolit takový stupeň složitosti výkladu, při kterém posluchači nacházejí záchytné body ve svých dosavadních znalostech. Chybu neuděláte, když budete publikum sami na tyto záchytné body upozorňovat, u složitějších problémů můžete uvádět analogie se situacemi z běžného života. Své posluchače pak v ideálním případě dostanete do rozpoložení: „Aha, o tom už jsem něco slyšel, to mě zajímá, rád si poslechnu podrobnější informace.“ Nezapomínejte, že porozumění stojí vaše posluchače nemalé úsilí, oplácejte jim jejich snahu přehledným, logickým a členěným výkladem.
Asi by vás nenapadlo bavit se se svým šéfem na poradě o stejných věcech a stejným tónem jako s vaším nelepším kamarádem u piva. Mnozí prezentátoři se ale této chyby dopouštějí. Volba tónu prezentace je další z otázek, na kterou vám analýza publika pomůže najít odpověď. Tón prezentace kromě složení publika ovlivní také prostředí prezentace, vaše vlastní osobnost, charakter příležitosti, při které bude prezentace předvedena, a v neposlední řadě váš vlastní prezentační záměr.
Pokud prezentujete před publikem, které znáte, bude pro vás analýza publika hračkou. Dostanete se ale také do situací, kdy publikum poprvé uvidíte až na místě prezentace. Pak je nutné hledat informace z jiných zdrojů. Chystáte-li se prezentovat před klientem vaší firmy, kterého zatím neznáte, zeptejte se starších kolegů, co o něm vědí. Prezentátorům na konferencích mohou informace o publiku poskytnout pořadatelé. Máte-li kontakt na někoho z posluchačů, pak neváhejte a zkuste se zeptat jeho samotného, co by chtěl slyšet. Pravděpodobně bude potěšen vaším zájmem a rád pomůže. Cenné informace lze získat rovněž na místě – bezprostředně před prezentací. Zázračné změny již sice ve svých slidech neuděláte, ale vašemu klidu rozhovor s několika účastníky nebo pouhé pozorování okolí spíš přidá, než uškodí.
[1] VESTER, F. Myslet, učit se …a zapomínat? 1. vydání. Plzeň: Nakladatelství Fraus, 1997. 192 s. ISBN 80-85784-79-3
