Handout (neboli tištěné shrnutí rozdávané posluchačům) může významně zvýšit efektivnost vaší prezentace. Jak dobrý handout funguje, k čemu slouží, jak ho vytvořit a čeho se při jeho tvorbě vyvarovat? (AKTUALIZOVÁNO 4/2021)
Hermann Ebbinghaus před víc než 100 lety zkonstruoval křivku zapomínání. Vyplývá z ní, že posluchač zapomene víc než polovinu informací během první hodiny po skončení prezentace. Vy – jako prezentující – máte ovšem úplně jiný zájem. Chcete, aby si toho vaši posluchači zapamatovali co možná nejvíc a trvale. Protože opakováním se informace v mysli příjemce upevňují, je vhodné připravit pro zájemce materiál, do kterého budou moct s odstupem času nahlédnout a poznatky si osvěžit.
Spousta prezentujících si stále představuje, že ideálním handoutem jsou slajdy vytištěné po šesti na listy A4. To je velmi naivní myšlenka. Vytiskněte si šest slajdů na list a podívejte se, jak nepřehledný dokument vznikl. Garr Reynolds říká: „Tyto rádoby dokumenty nikdo nečte, protože spousta textu v malých rámečcích spolu s grafy a obrázky se prostě čte špatně.“ K tomuto paskvilu se dobrovolně vrátí pouze minimum vašich posluchačů.
Pokud bude váš handout obsahovat pouze slajdy naskládané jeden vedle druhého, číhá na vás ještě jedno nebezpečí. Ve snaze navrhnout slajdy tak, aby byly zároveň použitelné jako handout, obyčejně vytvoříte snímky pokryté souvislým textem či velkým množstvím odrážek. Budete se totiž snažit, aby slajdy byly pochopitelné samy o sobě, což je zásadní chyba. Slajdy nesmí být pochopitelné bez prezentujícího! Teprve on jim má vdechnout smysl. Jinak řečeno – prezentující nemá být volitelným doplňkem slajdů, ale slajdy mají naopak doplňovat a ilustrovat jeho slova.
Budete-li se snažit ušetřit si práci na handoutu tímto způsobem, vytvoříte ošklivý, špatně použitelný handout a ještě si pokazíte slajdy.
Hodláte-li svým posluchačům poskytnout použitelný materiál, pak nelitujte času, který věnujete vytvoření skutečného handoutu. Připravte samostatný dokument. Představte si, že jste byli požádáni zpracovat odborný článek k tématu vaší prezentace. Napište souvislý text, doplňte ho žádoucími tabulkami, grafy, definicemi a podrobnostmi, které se na slajdy nevešly. Ve slajdech ani ve vlastní prezentaci pak nemusíte zacházet do detailů – posluchače jednoduše odkážete pro definice a podrobnosti do handoutu.
Autor prvního slajdu usiloval o to, aby slajd fungoval sám o sobě – obsahuje nepřehledný graf se všemi čísly a pro jistotu i komentář. Naproti tomu upravený slajd obsahuje jen podstatné informace. Podrobnosti jsou obsaženy v handoutu a komentář byl přenechán prezentujícímu.
Pokud nechcete otevírat Word a tvořit handout jako klasický dokument, můžete zůstat v PowerPointu a vytvořit slajdument podle receptu Nancy Duarte. Přečtěte si o tom víc v samostatném článku.
Poslední možností, jak připravit užitečný handout, je vysázet všechny klíčové informace z prezentace na jednu stranu A4. Vznikne vám tak hutný materiál nazývaný přiléhavým anglickým názvem onepager. Tento formát obzvláště ocení zaneprázdění manažeři, ale třeba také novináři.
Budete možná sami překvapeni pozitivní reakcí svého publika na materiál, který je kompaktní, dobře se čte a obsahuje i informace, které se na slajdy nevešly. Zároveň vaši posluchači ocení, že jste své slajdy nezahltili textem a podrobnostmi, které pro samotnou prezentaci nejsou životně důležité.
[1] ATKINSON, R. et al. Psychologie. 2. aktualizované vydání. Praha: Portál, 2003. 752 s. ISBN 80-7178-640-3
[2] REYNOLDS, G. Prezentace a zen: Jednoduše a srozumitelně o designu prezentací a jejich předvádění. 1. vydání. Brno: ZONER software, 2009. 230 s. ISBN 978 80 7413 047 2
