Týmová práce při tvorbě prezentací může přispět k dobrému výsledku, stejně tak ale může vést i k prezentační katastrofě. Vyvarujte se nejčastějších chyb, které vznikají po vyslovení věty: Mohl(a) bys mi pomoct s prezentací?
Odebírejte blogcast: Google Podcasts | Spotify | RSS
Při tvorbě každé prezentace je potřeba vyvážit dva protichůdné požadavky. Prezentace by měla být zajímavá a nápaditá, ale současně musí být také konzistentní. Zatímco se zajímavostí a nápaditostí vám dokážou lidé z vašeho okolí pomoct, konzistenci ohlídá nejlépe jeden člověk. Zkráceně řečeno: Čím více surovin na úvod máte, tím lépe pro vás. S plnou spíží můžete uvařit svíčkovou i rizoto. Ale nesmíte vařit obojí současně. Pak byste totiž skončili jako pejsek s kočičkou, když vařili dort.
Nebojte se využít výhod týmové práce a kolektivní kreativity ve fázi, kdy na začátku tvůrčího procesu generujete nápady. A nemusí jít jen o brainstorming, který jsme rozváděli v nedávném článku na blogu. Můžete vyzkoušet také další kreativní metody.
Dobře. Máte teď už spoustu nápadů, ale chybí vám jasná linka prezentace. Naše zkušenost je taková, že v této fázi týmová práce selhává. Existuje totiž bezpočet správných způsobů, jak prezentaci poskládat dohromady, a týmová práce vám v této fázi nepomůže. Každý člověk si na základě svých zkušeností a preferencí má tendenci spojovat věci po svém. Když zůstaneme u paralely s vařením, každý svíčkovou připravuje podle trochu jiného receptu. A každý z těch receptů může být sám o sobě skvělý. Je iluzí představovat si, že výsledek vylepšíte tím, že všechny recepty nakombinujete. Jednotlivec (tvůrce prezentace či kuchař) dokáže postupovat s jednotným konceptem na mysli. Dokáže lépe třídit myšlenky, které se mu do příběhu hodí od těch, které je třeba vypustit.
Právě v této fázi vzniká nejvíc problémů, když prezentaci tvoříte „týmově“. Každý se snaží v dobré víře přispět svým dílem a najednou máte místo jednotné linky prezentace slepenec a místo skvělé omáčky kulinární paskvil. Setkáváme se také se situací, kdy slajdy do jedné prezentace vytvářejí různí lidé (obvykle z různých oddělení). Nějaký nešťastník pak jen sesype slajdy do jednoho souboru a „prezoška“ je na světě. A je to nepochybně „kvalitka“, jestli mi rozumíte. Prezentace musí mít jednoho garanta (šéfkuchaře), který ručí za obsah i formu.
Pokud jste postupovali podle výše zmíněného doporučení a sami jste poskládali prezentaci z dílků, které vznikly v procesu týmové spolupráce, je načase povolat tým znovu do akce. Tentokrát své kolegy poproste, aby vám kriticky připomínkovali váš výtvor. S čerstvýma očima uvidí chyby, které vy už nevnímáte. Jejich kritické komentáře a připomínky berte vážně, jen se ale proboha nesnažte všechny bezhlavě zapracovat. Nebojte se kolegům v opodstatněných případech i oponovat. Občas budete muset oponovat i svému šéfovi. Připomínky vašich kolegů (zejména v průběhu prezentace) mohou vyplývat z neznalosti kontextu prezentace jako celku. Že by váš kolega dal určitou informaci už na toto místo? Pokud vaše linka příběhu počítá s tím, že daná informace zazní až o 3 slajdy dál, protože je to v kontextu celého příběhu logičtější, nechcete ji tam, kde je. Obecná rada zní: V průběhu prezentace nechť kolegové připomínkují nejasnosti na jednotlivých slajdech: Nerozumím významu grafu, popisky mapy jsou nečitelné, toto nám logicky nesedí… Strukturu a příběh prezentace řešte až na závěr. Znamenitě k tomu slouží funkce „Řazení snímků“ neboli Slide Sorter. Díky ní se dokážete na prezentaci podívat z ptačí perspektivy.
Funkci Řazení snímků, která vám pomůže s uspořádáním linky prezentace, zapnete v pravém dolním rohu
Odolejte pokušení realizovat připomínkování „na dálku“ tak, že prezentaci kolegům rozešlete a počkáte na jejich písemné komentáře. Pokud stojíte o relevantní připomínky, prezentací je proveďte osobně!
Spolupráce členů týmu na vaší prezentaci může být velmi užitečná v úvodu a závěru tvůrčího procesu. Nejsložitější částí – skládáním příběhu prezentace – ale musíte projít sami.
