Prokrastinace – chronické odkládání úkolů a povinností na později. Jestli prokrastinace někde zdomácněla, je to při přípravě prezentací. Závratně zoufalý počet prezentací vzniká za minutu dvanáct ve stylu: zrecykluju minulou prezentaci, sem tam přihodím odrážku a finální dílo vytuním o pár efektů. Není čas řešit obsah, strukturu, ani vizualizaci. Vznikla nám tak nová disciplína – PROPREZENTINACE.
V odprezentuj.cz se až podezřele často cítíme jako prezentační Don Quijoti. Mnohdy naše rady, jak připravovat kvalitní a skvělé prezentace narazí u klientů na větrný mlýn – čas. Úplně slyším reakci klientů a účastníků našich kurzů, když říkáme, že prezentaci začínáme připravovat s vypnutým počítačem a tužkou v ruce: „Na tohle já nemám čas.“ Osobně jsem přesvědčená, že povětšinou nemohou být dál od pravdy, protože jak mi jinak vysvětlíte následující situace:
Poslední dobou mám pocit, že gify přebraly roli zatracovaných klipartů. Ale ony jsou ještě horší, ony se hýbou. Naprosto nepřehlédnutelný „eye-catcher“, který spolehlivě odvede pozornost od jakékoliv obsahu. Jasně, že je jednodušší naklikat do prezentace několik odrážek, sem tam přihodit tabulku či graf, a aby nikdo nemohl říct, že jste prezentaci nevěnovali dost času, přidáte to nejdůležitější – gif, který rádoby vtipně dotváří vaše slajdy. Při tomto způsobu přípravy prezentace stihnete vyřídit 3 emaily, dát kafe s kolegou a ještě sjet poslední příspěvky na Instagramu. O kvalitě prezentace se snad ani nebudeme bavit. Ale vážně jste si jistí, že jste ušetřili čas? Zkuste si příště, až bude hledat ten dokonalý gif stopnout, kolik času jste umořili, než jste jej našli (a pak taky do prezentace vložili). Protože já za tu dobu budu mít pravděpodobně rozmyšlenou a rozkreslenou celou prezentaci.
Občas se nám dostanou do rukou slajdy, u kterých v kanceláři nestačíme žasnout a zároveň se „obdivujeme“ autorovi, protože estetickému doladění slajdu věnoval tolik péče (a času), že teprve při bližším zkoumání zjistíme, že na slajdu je i graf a nejen výstavka dekorací. Občas autoři grafů zapomínají, že cílem grafu je prezentovat čísla, resp. lépe – poukázat na konkrétní výsledek/trend. Nuda? Zapojení vtipu a nadsázky do prezentace je fajn, ale u grafů vsaďte na jednoznačné sdělení. A nebojte se ořezávat vizuální balast až na kost. Umožněte publiku, aby si zapamatovalo informaci obsaženou v grafu, a ne jak byl graf dekorován. Nic víc si z prezentace odnášet nepotřebuje.
Jestli na tomto slajdu něco přebývá, tak je to jednoznačně graf
Správný graf, který má jasnou vypovídající hodnotu
Postup, jak očesat graf do ideální podoby najdete v naší nové knize Odprezentuj na straně 170.
Chápu, že každoměsíční reporty, kdy máte shrnout, jak jste se v projektu posunuli, na kolik plníte business plán, kolik jste udělali schůzek či kolik jste uzavřeli obchodů, nenabízí mnoho příležitostí pro kreativní pojetí. Můžete mi ale věřit, že kolotočářské animace vás nikam nedostanou (možná tak do prezentačního pekla). Až budete příště dobrých 10 minut zkoušet, jestli přechod v podobě odfouknutí nebude lepší než efekt zmačkání, zkuste se raději zamyslet, jestli je nutné každý měsíc doplňovat čísla podle stejného vzorce a nebude naopak zajímavější a pro publikum přínosnější poukázat na neobvyklé výkyvy či jiné trendy.
Dneska máme kolem sebe tolik rušivých elementů, že je těžké se na cokoliv soustředit, proto často děláme tolik věcí najednou, až neděláme pořádně žádnou. S prezentacemi je to stejné. V často mylné představě, že nemáme dostatek času vytvořit dobrou prezentaci, v rychlosti sesmolíme (pod)průměrné slajdy, jež prokrastinačně ošperkuje o hýbací obrázky a patřičné animace. Zaměřte se na to podstatné. Věnujte víc času obsahu než věcem na efekt. Možná pak zjistíte, že máte na přípravu prezentace vlastně času tak akorát.
