Jako pořadatelé konferencí se denně setkáváte s prezentátory. Vaše role při tomto setkávání nemusí být zdaleka pasivní, protože skvělá prezentace vyžaduje dobře připravené zázemí. Jak takové zázemí vytvořit?
Napsáno pro časopis Strategie 04/2011
Začněme prostředím, ve kterém se prezentace odehrává. Zmiňovat se o správné teplotě či čerstvém vzduchu je pravděpodobně zbytečné, jakmile ale narazíme na otázku osvětlení, objeví se nejasnosti. Od doby, kdy projekční technika ještě nedosahovala vysokých světelných výkonů, totiž přežívá domněnka, že ideálním „osvětlením“ pro prezentaci je tma. Sály se zatemňují a světla zhasínají. Přitom fyziologické procesy člověka vyžadují logiku zcela obrácenou. Žádoucí je zajistit co možná nejvyšší rozumnou úroveň osvětlení, při které jsou dobře viditelné slidy. Čím vyšší je totiž úroveň osvětlení, tím nižší je produkce melatoninu – hormonu, který u posluchačů vyvolává nutkání ke spánku.
Prezentátor je především řečníkem, proto pro své vystoupení potřebuje kvalitní ozvučení. Nejde ani tak o výkon ozvučovací techniky – s tím vám poradí specializovaná firma. Je však potřeba mít představu o tom, jaké mikrofony preferovat. Pro řečníka představují nejlepší variantu bezdrátové klopové mikrofony. Není se potřeba učit, jak do nich mluvit, jak je držet a umožňují bezproblémový pohyb. Pohyb má přitom pro prezentaci zásadní význam, protože slouží jako přirozený magnet pozornosti. Právě z toho důvodu jsou pro prezentační účely nevhodné jakékoli pevně umístěné mikrofony – i takové, které jsou součástí řečnických pultíků. Pokud vaši zvukaři nejsou schopni dodat klopové mikrofony (lavaliery), pak je požádejte alespoň o bezdrátové ruční mikrofony. [více viz článek Čeká mě prezentace s mikrofonem]
Problém s ručními mikrofony neboli handkami spočívá v tom, že do nich někteří prezentátoři nemusejí umět mluvit. Je proto žádoucí nabídnout vystupujícím možnost zkoušky. Nejsou to však jen mikrofony, které by si měli prezentátoři před začátkem svého vystoupení vyzkoušet. Jedná se také o ovládání veškeré prezentační techniky. Během prezentace může být potřeba přepnout mezi prezentací a vizualizérem nebo jiným podobným přístrojem. Tyto operace by měly být zvládnuté tak, aby během samotné prezentace proběhly zcela samozřejmě a bez jakýchkoli zádrhelů.
K dispozici by prezentátorům měl být funkční presenter pro přepínání slidů. Pokud bude slidy přepínat obsluha techniky, což příliš nedoporučuji, pak je vhodné vyžádat si textaci prezentace s doplněnými značkami pro přepínání. Vyvarujete se tak neustálého „prosení prezentátora o další slide“, které působí neprofesionálně a rušivě.
Pro prezentátora by měl být přichystán vlastní monitor, na kterém bude sledovat průběh prezentace. Tento monitor je dobré situovat ve směru řečníkova pohledu na publikum – může být umístěný i na podlaze. Prezentátor se tak nebude muset otáčet zády k posluchačům a kontrolovat, co je právě zobrazeno na projekční ploše. Na tomto monitoru ideálně aktivujte zobrazení pro přednášejícího, které PowerPoint nabízí.
Již jsem zde zmínil, že by se měl řečník během prezentace pohybovat. S touto tezí příliš nekorespondují oblíbené řečnické pultíky. Pokud je už používáte, volte pultíky co možná nejsubtilnějších konstrukcí, za které se nelze schovat. Řečnický pultík je sice pro prezentátora určitou jistotou a opěrným bodem, zároveň však i překážkou mezi ním a publikem. Podíváte-li se na prezentátory vystupující na konferencích TED, neuvidíte žádné pultíky. Nejlepší prezentátoři světa prezentují své myšlenky v bezprostředním kontaktu se svými posluchači.
Dobrý prezentátor tedy nepotřebuje řečnický pultík, určitě ovšem potřebuje nápoj pro svlažení hrdla. Dbejte na to, aby prezentátoři měli nadosah sklenici s vlažnou neperlivou vodou. Nikdy by neměla být příliš vychlazená, nikdy ne sycená a nedoporučuji ani džusy nebo jiné sladké nápoje.
Chcete-li prezentátorům poskytnou skutečně profesionální servis, vytvořte jednostránkový dokument popisující veškeré technické prostředky, které budou vystupujícím k dispozici. Předchozí text vám může být inspirací, co vše je žádoucí zmínit. Součástí takového dokumentu by měl být i orientační plánek konferenční místnosti nebo sálu. Prezentátor by se z něj měl minimálně dozvědět, pro kolik hostů je prostor určený, kde bude stát a kde bude umístěna projekce. Z hlediska technických detailů nezapomeňte uvést, jakou verzí prezentačního softwaru je sál vybaven a v jakém obrazovém poměru pracují projekční plochy. Například LCD panely fungují obvykle v režimu 16:9 a prezentace vytvořené v klasickém poměru 4:3 na nich vypadají stejně špatně jako turecké telenovely na vašich plochých obrazovkách doma. Nabídněte prezentátorům také záložní médium, které bude nasazeno v případě poruchy primárního zařízení. K technickým specifikacím připojte i možnost a termín zkoušky včetně kontaktu pro případné podrobnější dotazy.
Co můžete naopak od prezentátorů jako pořadatelé konferencí vyžadovat? Především profesionální přístup. Ten začíná tím, že si prezentátor vyčlení čas na zkoušku techniky a končí tím, že dodrží vámi stanovený časový limit pro svou prezentaci. Dodržování časového limitu na konferencích vyžadujte. Možná tím některé prezentátory rozladíte, publikum a ostatní prezentátory naopak potěšíte svým férovým přístupem.
Nenuťte prosím prezentátory využívat konferenční šablony. Váš brand manager bude možná protestovat, ale šablony dobrým prezentacím neprospívají. Nenuťte rovněž prezentátory zpracovávat slidy tak, abyste je mohli v elektronické podobě poskytnout publiku jako výstup konference. Pokud publiku chcete po skončení konference předat výstupy v užitečné a použitelné podobě, navrhněte prezentátorům, aby zpracovali klasický dokument – tedy plnohodnotný handout. Pro tento dokument můžete připravit obrandovanou wordovou šablonu a požádat prezentátory, aby ji při tvorbě materiálu pro posluchače využili.
