Kdy rozdávat publiku tištěné materiály?

Materiály, které rozdáváte posluchačům, na sebe strhávají část jejich pozornosti. Pokud se nechcete stát volitelným doplňkem své vlastní prezentace, měli byste zvážit, zda materiály rozdávat před nebo až po prezentaci.

V předchozím článku jsem se zabýval otázkou, jak má správný tištěný materiál (tedy handout) vypadat. Snažil jsem se vás přesvědčit, že vytištěním svých slidů užitečný materiál nevytvoříte. Toto téma dnes nechám stranou a zaměřím se na otázku, kdy hotový materiál posluchačům rozdat.

Handouty rozdávejte až po!

Přestože praxe je obvykle odlišná, důrazně doporučuji nerozdávat publiku materiály předem. Nabídněte svým posluchačům dohodu: Vy mi nyní budete naslouchat, pokud vás něco zaujme, poznamenejte si to, ale veškeré podstatné informace, čísla, tabulky a grafy ode mne dostanete po skončení prezentace. Posluchači zvyklí podtrhávat si v materiálech barevnými fixy a občas načmárat do rohu papíru domeček jedním tahem (a chlubit se tím sousedovi) budou možná trochu nesví, jejich veškerá pozornost se ale zaměří na vás a vaši prezentaci. Nechcete přece hrát ve své vlastní prezentaci roli statisty, který odříkává to, co si publikum už dávno přečetlo!

Vytvořte pro posluchače pracovní listy

Existují pochopitelně i dobré důvody, proč rozdávat některé materiály předem. Příkladem mohou být prezentace s náročným výkladem či složitými příklady. Toto se týká zejména odborných přednášek a školení. Pak je plně na místě vytvořit pracovní listy, které budou obsahovat pouze zadání příkladů, případně související obrázky, tabulky a grafy. Posluchači budou ušetřeni opisování (nebo ještě hůře překreslování) a budou se moct plně soustředit na myšlenkový postup, který je pro pochopení složitějších problémů či úloh klíčový.

Provokativní názor: Nerozdávat materiály vůbec?

Posluchači, kteří vědí, že jim nakonec naservírujete veškeré informace, mohou v určitých situacích podlehnout dojmu, že není třeba prezentaci příliš pozorně sledovat nebo se jí vůbec účastnit. Tehdy je možné vyzkoušet poněkud drastický přístup – neposkytovat materiály vůbec. V tom případě však na úvod výslovně upozorněte posluchače, že jim neposkytnete žádný studijní materiál. Zároveň je požádejte, aby si poznamenali to, co jim bude připadat užitečné.

Sám jsem tento postup na svých posledních přednáškách využil a má zkušenost je dobrá. Studenti si brzy uvědomili, že musí poslouchat a přemýšlet nad tím co říkám, chtějí-li si něco odnést. Pokud vám jde o to, aby si posluchači spíš než veškeré podrobnosti zapamatovali souvislosti, pak lze tento postup doporučit. Vlastnoručně psané poznámky navíc vytvářejí osobitější a lépe pochopitelný studijní materiál, než uniformní tištěné dokumenty. Chystáte-li se však prezentovat rozsáhlé přehledy, dlouhé seznamy či složitá schémata, pak se tomuto postupu raději vyhněte.

Resumé

Všechny uvedené přístupy mají svá pro a proti. Každá prezentace, stejně jako každé publikum jsou specifické. Ať už situaci vyhodnotíte jakkoli, rozhodně se vyvarujte rozdávání vytištěných slidů v předstihu.

Marek Hrkal

O autorovi
Marek Hrkal vystudoval marketingovou komunikaci a public relations na Fakultě sociálních věd UK a podnikovou ekonomiku a management na Vysoké škole ekonomické v Praze. Zjistit více...

„Marek and his team provided an excellent service; short response period, good project management and correct cost projections.“

Roger Lodewick
World Boxing Super Series