Jak udržet prezentaci v časovém limitu?

Prezentující mívá občas nezkrotný pocit, že jeho téma je tím nejzajímavějším na světě a dokázal by o něm hovořit hodiny. Pořadatelé konferencí se zase snaží udržet řečníky v časovém rozvrhu. Sladit tyto protichůdné zájmy vyžaduje disciplínu a profesionalitu. Od obou stran.

Pohled organizátora

Sám jsem řadu konferencí moderoval a vím, že stačí jediný nedisciplinovaný řečník, který dokáže časový harmonogram citelně nabourat. Zažil jsem řečníka, který na mou výzvu, aby svou prezentaci dovedl k závěru, protože již překračuje 15minutový časový limit, odvětil: „Svou prezentaci dokončím stůj co stůj,“ a pokračoval dalších 20 nekonečných minut. On sám se před posluchači totálně blamoval. Máloco totiž naštve publikum tak, jako když ho bezostyšně a drze okrádáte o čas.

Když jsme před dvěma lety připravovali Keynote Jannise Samarase na Retail Summit a zaslali pořadatelům první draft prezentace obsahující přes 20 slajdů, jedna z jejich hlavních připomínek byla, že tolik slajdů se za 18 minut nedá stihnout. Naštěstí se nechali přesvědčit a nelitovali. Výsledná prezentace čítala 27 slajdů, stihla se v časovém limitu a byla účastníky hodnocená jako nejlepší prezentace celé konference. Od té doby už nám pořadatelé Retail Summitu počty slajdů nepřipomínkují.

Má oblíbená autorka Nancy Duarte bohužel neměla takové štěstí. Ve své knize Resonate popisuje následující zkušenost. Od organizátorů dostala zadání připravit 45minutovou prezentaci. Připravila si 128 slajdů a zaslala je pořadatelům. Ti reagovali, že její blok byl zkrácen na 20 minut a zda by tomu mohla svou prezentaci přizpůsobit. To také udělala a když dorazila na místo konference, pořadatelé ji oznámili, že „zkrácení času“ bylo jen naoko, protože byli přesvědčení, že 128 slajdů se za 45 minut prostě nedá stihnout. Nancy odprezentovala svoji poloviční sadu slajdů za 20 minut a dala prostor pro dotazy. Nancy byla rozladěná, diváci byli ošizeni o polovinu prezentace a organizátor konference prokázal svou nekompetentnost.

Omezovat prezentace počtem slajdů je trestuhodná omezenost!

Pokud jste zadavateli prezentace, stanovte prezentujícím časový limit, který jsou povinni respektovat. Do počtu slajdů jim nezasahujte. Producent se s režisérem také domluví, jestli přímý přenos bude trvat půl hodiny nebo hodinu a půl. A režisér by to měl uhlídat. Ale do počtu střihů mu producent nemá co kecat. Počet slajdů navíc o skutečném trvání prezentace vypovídá jen velmi málo.

Připomínejte řečníkům, jakým limitem jsou vázáni. Nainstalujte na pódium display s odpočtem, a pokud ani to nepomůže, klidně řečníkovi vypněte po dvou minutách překročení mikrofon.

Pohled tvůrce prezentace

Když tvořím prezentace od scénáře s plnou textací, využívám podobný trik jako někteří scénáristé. Už vím, jak dlouhý úsek prezentace představuje 1 list v daném formátování. V našem případě to bývá 4–5 minut podle konkrétního prezentujícího. Je to ovšem spíš orientační ukazatel. Neuslyšíte to rádi, ale nic jiného kromě zkoušky nanečisto vám nepomůže spolehlivě načasovat vaši prezentaci.

Pozor na odbíhání od tématu

Největším nebezpečím pro dodržení časového limitu nejsou překvapivě dotazy posluchačů v průběhu prezentace. Pokud pořadatel umožní klást dotazy v průběhu prezentace, tak veškerá časová omezení logicky padají. Největším nepřítelem časování jsou volné asociace řečníků. Je skvělé, pokud řečník dokáže svou prezentaci přizpůsobit aktuálnímu dění na konferenci, pokud dokáže reagovat na publikum. Někteří řečníci ale nedokážou odolat jakékoli myšlence, historce či vtipu, která je během prezentování napadne. Výsledkem často bývá narušení linky prezentace, časování i zmatení publika (Jak tahle historka souvisí s tématem, o kterém se mluví?).

Opravdu na počtu slajdů nezáleží?

Když si připravíte prezentaci podle zlatého pravidla Jedna myšlenka na jeden slajd, může vaše 15minutová prezentace obsahovat klidně 20, 25 slajdů. Různí chytráci vám sice budou tvrdit, že 8 je naprostý strop. Pokud ale prezentaci dáte silnou linku příběhu, nazkoušíte ji, nerozbouráte si ji nahodilými odbočkami a dodržíte časový limit, počtu slajdů si nakonec vůbec nikdo nevšimne.

Marek Hrkal

O autorovi
Marek Hrkal vystudoval marketingovou komunikaci a public relations na Fakultě sociálních věd UK a podnikovou ekonomiku a management na Vysoké škole ekonomické v Praze. Zjistit více...

„(...) ráda bych Vám velmi poděkovala za Vaši práci, kterou jste odvedl při tvorbě prezentací pro naši firmu při přípravě na meeting s naším zákazníkem v New Yorku. Děkuji, že jste se postaral o celou realizaci tak důležité prezentace, a to i v tak šibeničním termínu. Projekt jsem vyhráli díky Vašim skvělým prezentacím (...)“

Pavlína Kašparová
KCR