Jak efektivně (a efektně) sdílet prezentace?

Potřebujete se svým kolegou sdílet prezentaci, ale nemáte zrovna po ruce flashku? Nebo už vlastně vůbec flashku používat nechcete? Jaké jsou další možnosti sdílení prezentací?

Formát uložení

Všechno začíná ještě před samotným sdílením. Pokud náhodou nevysíláte prezentaci živě online, je důležité zvolit správný formát pro její uložení. Nejlepší je využít jedné z následujících tří variant: .pptx, .ppsx nebo .pdf. Důrazně naopak nedoporučuji sdílet jakékoli soubory s použitím maker (např. formáty .pptm či .ppsm).

  • Pokud se jedná o prezentaci, kterou je potřeba ještě upravovat, využijte formátu .pptx. To je základní formát, se kterým si poradí každý počítač s PowerPointem.
  • Pokud víte, že je prezentace hotová, a nikdo už ji nebude upravovat, použijte formát .ppsx. Při otevření takového souboru se prezentace rovnou spustí. Kdo nemá naistalovaný PowerPoint, může si stáhnout PowerPoint Viewer.
  • Pokud nechcete, aby nikdo jiný prezentaci editoval, použijte formát .pdf. I z něj se dá prezentovat. Po spuštění Acrobat Readeru stiskněte CTRL+L a prezentace se zobrazí na celé obrazovce.

Sdílení

Pro samotné sdílení pak existuje několik možností.  Jaké jsou jejich výhody a nevýhody?

1.   E-mail

První způsob sdílení je nasnadě. Je to jednoduchý e-mail. Jediný problém, se kterým se běžně setkáváme (kromě možného zadání špatné adresy) je omezení velikosti příloh. S prezentacemi většími než 10 MB si obvykle neškrtnete. Pak přicházejí na řadu alternativní řešení.

2.   Cloud – OneDrive, Dropbox, Google Drive…

Pokud je vaše prezentace tak velká, že nejde poslat jako příloha mailu, zkuste ji poslat přes cloud. Cloud je virtuální úložiště, ke kterému se můžete dostat z jakéhokoliv přístroje, který se umí připojit k internetu. Vlastně je to taková online flashka. Její zřízení je většinou zdarma. Pokud navíc používáte nejnovější verzi PowerPointu, získali jste při jeho koupi pravděpodobně zároveň účet na OneDrive (dříve SkyDrive). Pokud jste dosud nevěděli, co že to má být, vězte že se jedná právě o cloudové úložiště. To je navíc přímo implementované do všech částí Office, takže jej stačí vybrat při ukládání souboru.

Jakmile soubor do cloudu nahrajete, můžete si nechat vygenerovat odkaz na soubor. Tento odkaz pak jednoduše pošlete mailem nebo jakýmkoliv jiným způsobem. Některá cloudová úložiště nabízejí i možnost přímého sdílení s dalšími uživateli.  Řečeno česky: Pokud stejný cloud používáte jak vy, tak kolega, stačí znát jeho uživatelské jméno a vložit mu soubor do jeho vlastního cloudu.

3.   Služby typu Úschovna, ulož.to, wetransfer.com

Pokud jste líní, a nechce se vám zakládat další účet, zkuste využít služeb jednorázových úschoven. Ty fungují na podobném principu jako cloud, jen s tím rozdílem, že si v nich nemusíte zakládat účet. Stačí nahrát soubor, přeposlat odkaz a máte nasdíleno. Problém ovšem nastává při sdílení citlivých dat. V tomto případě vám doporučuji prezentaci ještě před uložením zaheslovat tak, aby se k ní nedostal nikdo kdo nemá. Zahleslovat se dá jak samotný .pptx soubor, tak například i .zip archiv, do kterého prezentaci zabalíte. Pro zasílání opravdu důvěrných informací datové úschovny přesto nedoporučuji.

4.   SlideShare

To, že dnes světu vládnou sociální sítě, víme všichni. Asi vás proto nepřekvapí, že existuje i sociální síť pro prezentace – SlideShare. Pokud tedy chcete svou prezentaci sdílet s celým světem, není nic jednoduššího. V případě, že vám nevadí, že přijdete o animace, založte si účet zdarma a můžete se chlubit tím, jak jste šikovní. Výhodou SlideShare je možnost vložení prezentace přímo do webové stránky. Pokud tedy potřebujete mít prezentaci dostupnou na svém webu  (například prezentaci pro potenciální firemní partnery), je SlideShare dobrým řešením.

5.   YouTube

Sdílet prezentaci na YouTube není úplně optimálním způsobem. Jasně, jde to. Prezentaci převedete na video a video vložíte na YouTube. Je to ale jako upravovat fotky v Malování. Profesionál by to neudělal. YouTube je sice skvělá služba, ale je určená ke sdílení videí, ne prezentací. Pokud jste svou prezentaci už odprezentovali a chcete sdílet její záznam, pak vzhůru na YouTube.

6.   Flashka, CD, DVD

I když žijeme v době internetové, pořád existují místa, kam internet nedosáhne. Pro takové příležitosti je ideální použít flash disk, případně CD a DVD. Mimochodem, i kdybyste si byli stoprocentně jistí, že tam, kde budete prezentovat vy, internet bude, pořád vám vřele doporučuji, abyste se tímto způsobem pojistili. Nikdy nevíte, kdy internet zrovna vypadne.

7.   Online prezentace spuštěná přímo z PowerPointu

Spuštění Online prezentace v PowerPointu

Spuštění Online prezentace v PowerPointu je sice jednoduché…

Zajímavý způsob pro sdílení právě prezentované prezentace těm, kteří se jí nemohli zúčastnit je využití služby Microsoftu, kterou najdete přímo v PowerPointu. Jednoduše na kartě Prezentace vyberte možnost Online prezentace. Klikněte na tlačítko Připojit, a pak jen rozešlete mailem odkaz na právě probíhající prezentaci všem, kdo se nemohli dostavit. Příjemci díky odkazu uvidí vaše slidy, ale budou se muset obejít bez vašeho komentáře. Při použití této funkce se vyvarujte vlastním písmům.  Ty se v online prezentaci zobrazí špatně.

...ale musíte si dávat pozor na formátování.

…ale musíte si dávat pozor na formátování.

8.   Office Mix

Pokud se vám zalíbila myšlenka sdílení prezentace online, ale chtěli byste na dálku přenášet i svůj komentář a ještě něco navíc, zkuste využít služby Office Mix, která zdarma přidá možnost interaktivity v online prezentaci. Více si můžete přečíst zde.

Která je nejlepší? Ta, která vám sedí!

Možností, jak sdílet prezentaci, je spousta. Kterou používáte nejčastěji? Ctíte tradice a posíláte prezentaci e-mailem? Nebo jste novátorští a používáte vzdálené úložiště (cloud)? Spoléháte se neradi na internet, a tak používáte starý dobrý flash disk? A zkoušeli jste už sdílet prezentaci živě online? Nebo snad používáte jinou variantu, která v našem výčtu chybí? Napište nám!

Ondřej Opluštil

O autorovi
Ondřej Opluštil studuje marketingovou komunikaci a public relations. Kromě prezentací jej zajímají média ve světě, instore marketing a behaviorální ekonomie.

„(...) tvůrci prezentací se nesoustředí pouze na design prezentace, ale jejich silná stránka je schopnost posoudit danou problematiku (...)“

Martin Klofanda
Kofola